Ledenadministratie

Eén van de diensten die de KNSA voor de bij aangesloten verenigingen verricht, is het centraal bijhouden van de ledenadministratie van deze verenigingen.

Dat wil zeggen dat alle gegevens uit het ledenbestand van verenigingen (aangemelde schutters, naw-gegevens, geboortedatum, abonnementen, ledenstop, lidmaatschappen van commissies, besturen, enzovoorts) en alle mutaties daarop, na indiening daarvan door de desbetreffende verenigingen, door de KNSA worden geregistreerd.

Iedere aangesloten schietvereniging is verplicht al haar sportschutters bij de KNSA aan te melden. Indien deze schutters (nog) niet in het bezit zijn van een KNSA-schutterslicentie wordt een entreegeld geheven per schutter (behalve voor juniorschutters waarvoor geen entreegeld verschuldigd is).

Na afloop van ieder kwartaal ontvangen verenigingen een overzicht met daarop alle huidige gegevens inclusief alle mutaties die hebben plaatsgevonden in hun ledenbestand gedurende het afgelopen kwartaal, zodat een up-to-date overzicht wordt verkregen van de gegevens zoals die bij de KNSA bekend zijn. Wanneer zich in het afgelopen kwartaal mutaties hebben voorgedaan, ontvangt de vereniging tevens een overzicht van die mutaties die zijn ingediend en door de ledenadministratie van de KNSA zijn doorgevoerd.

Jaarlijks (januari) ontvangen alle verenigingen zo'n zelfde overzicht, tezamen met de jaarcontributie-factuur. Deze factuur wordt opgemaakt aan de hand van het aantal contributieve schutters dat door de vereniging is aangemeld. De minimale contributieafdracht per vereniging is gebaseerd op tien (10) (contributieve) leden/schutters.

Zodra de gehele factuur is betaald door de vereniging, worden alle desbetreffende schutterslicenties voor dat jaar aangemaakt en vervolgens aan de vereniging toegezonden. De vereniging distribueert de licenties vervolgens aan haar leden. Ieder jaar wordt een geheel nieuwe schutterslicentie verstrekt.

Op de schutterslicentie is het KNSA-registratienummer van de contribuerende vereniging vermeld, alsmede in kleine cijfers, de nummers van de niet-contribuerende vereniging(en).

Privacybescherming
De KNSA hecht zeer veel belang aan de bescherming van de privacy van de bij haar aangesloten verenigingen en hun leden. Zo hanteert het Bondsbureau voor alle correspondentie aan de aangesloten verenigingen, uitsluitend het adres dat hiertoe door de vereniging is opgegeven, het zogenaamde verenigingsadres. Indien een vereniging geen verenigingsadres heeft opgegeven, wordt alle correspondentie verzonden naar het adres van de secretaris, met uitzondering van de facturen die in dat geval naar het adres van de penningmeester verzonden worden.

Voorts worden nimmer adresgegevens van verenigingen en/of schutters verstrekt aan derden, maar - indien nodig en/of gewenst - uitsluitend telefoonnummers en/of beoefende wapengroepen c.q. disciplines. Indien een vereniging heeft gemeld dat zij een ledenstop heeft ingesteld, worden haar gegevens in het geheel niet doorgegeven aan bijvoorbeeld personen die geïnteresseerd zijn de schietsport te gaan beoefenen.

Gegevens van aangesloten verenigingen worden niet automatisch gepubliceerd op de KNSA-website, dan op uitdrukkelijk verzoek van de desbetreffende vereniging. Hiervoor dient een officieel formulier schriftelijk door het verenigingsbestuur te worden ingediend.

In verband met de privacybescherming van de bij de KNSA geregistreerde personen, is het tevens ook (nog) NIET mogelijk om mutaties in het ledenbestand via e-mail aan de KNSA door te geven.

De KNSA maakt daarop slechts een uitzondering voor adreswijzigingen, voor zover die door individuele schutters bij het Bondsbureau worden ingediend en zijzelf dus deze adreswijziging per e-mail aan de KNSA toezenden. De desbetreffende persoon maakt dan immers zelf de keuze om zijn of haar persoonsgegevens via internet te verzenden. Het e-mailadres voor de ledenadministratie is: ledenadministratie@knsa.nl.