Aanvraagprocedure

Intake
Verenigingen die wensen deel te nemen aan het KNSA-certificeringssysteem, lid zijn van de KNSA en beschikken over een geldig KNSA-certificaat Basiscertificering, kunnen daarvoor een aanvraag indienen. Al naar gelang het aantal aanvragen en het aantal beschikbare Verenigingsmentoren, wordt de aanvraag in behandeling genomen. Het is van belang dat - voordat een Verenigingsmentor wordt ingeschakeld - getoetst wordt of de desbetreffende vereniging die aan het project wil deelnemen, aan een minimumaantal eisen, zeg maar een "basisniveau", voldoet. Om die reden wordt eerst een intake afgenomen. Deze intake geschiedt schriftelijk en behelst het beantwoorden van een aantal vragen en het indienen van een aantal documenten die vereist zijn om in ieder geval te kunnen deelnemen aan het certificeringssysteem.

Certificeringsprocedure
Indien de desbetreffende vereniging voldoet aan deze minimale vereisten en de intake dus met goed gevolg is afgesloten, wordt één van de Verenigingsmentoren verzocht het verzoek om Certificering verder in behandeling te nemen. De Verenigingsmentor zal een afspraak maken voor een eerste bezoek aan de vereniging. Tijdens dat bezoek wordt een eerste audit (toets) afgenomen van alle vijf modules die van toepassing zijn op de certificering. Uit die audit volgt een analyse aan de hand waarvan de Verenigingsmentor en het verenigingsbestuur kunnen zien, per module, of de vereniging aan de gestelde eisen voldoet. De Verenigingsmentor kan tevens zien welke module(s) extra aandacht behoeft/behoeven, en zal een Plan van Aanpak opstellen met een daarbij behorend tijdpad, teneinde per module aan de gestelde criteria te kunnen voldoen.

Toewijzing Certificeringskroon
Indien de Verenigingsmentor van mening is dat de vereniging voldoet aan alle minimale gewenste criteria om voor één kroon in aanmerking te komen, zal daarover het KNSA-bondsbureau worden geïnformeerd en gerapporteerd. Vervolgens wordt door een andere Verenigingsmentor de definitieve audit afgenomen. In die situatie treedt de Verenigingsmentor niet meer als ondersteuner, maar als Auditor op en neemt de definitieve eindtoets af. De Auditor brengt daarvan rapportage uit aan het Dagelijks Bestuur van de KNSA, door tussenkomst van het Bondsbureau. Het uiteindelijke besluit of de desbetreffende vereniging gecertificeerd wordt met één kroon, wordt genomen door het Dagelijks Bestuur. De vereniging wordt daarover geïnformeerd en er wordt een afspraak gemaakt voor het uitreiken van het certificaat en de certificeringsplaquette van roestvrij staal. Op het certificaat staan de verenigingsgegevens vermeld, de datum waarop het certificaat is uitgereikt en de geldigheidsduur van de Certificering. De certificeringsplaquette kan aan de buitenzijde van de accommodatie worden bevestigd, zodat zichtbaar kan worden gemaakt dat de vereniging voldoet aan de certificering met 1 kroon. De plaquette blijft echter wel eigendom van de KNSA en kan worden teruggevorderd wanneer de vereniging hieraan niet meer voldoet.

Periodieke controle
Teneinde de kwaliteit van die verenigingen die door de KNSA zijn gecertificeerd te waarborgen, wordt een periodieke controle uitgevoerd. Deze controle vindt maximaal eens in de vier jaar plaats. Dat wil zeggen dat vanaf het moment van certificering binnen vier jaar een hercontrole plaatsvindt door een Auditor. Indien bij die controle blijkt dat de vereniging nog immer voldoet aan de minimaal gewenste kwaliteitscriteria, wordt de Certificering met drie jaar verlengd en een nieuw certificaat uitgereikt. Indien de vereniging niet meer voldoet aan de minimale vereisten, dient het certificeringsplaquette ingeleverd te worden en indien de vereniging dat wenst, zal een Verenigingsmentor contact opnemen teneinde alsnog aan de minimale kwaliteitscriteria te voldoen.

Reglement Certificering
Het KNSA-bestuur heeft de mogelijkheid tot certificeren, de van toepassing zijnde procedures en de daaraan gestelde voorwaarden vastgelegd in een reglement. Dit voorkomt misverstanden en geeft duidelijkheid voor alle bij het systeem betrokkenen.
Bekijk het reglement in PDF formaat.

Stappenplan
Hieronder volgt een stappenplan vanaf het moment van certificeringsaanvraag tot en met de uiteindelijke Certificering en periodiek controle.

Aanvragen voor certificering met één kroon worden uitsluitend in behandeling genomen wanneer verenigingen aangesloten zijn bij de KNSA en beschikken over het KNSA-certificaat Basiscertificering.