Mijn KNSA: Het systeem, voor wie bestemd?
Het KNSA relatie management systeem (CRM) kent een zogenaamde ‘Mijn KNSA-omgeving’. Deze omgeving is specifiek bestemd voor bij de KNSA aangesloten schietsportverenigingen, zijnde een volledig geautomatiseerde en interactieve ledenadministratie.
Beveiliging
De KNSA hecht grote waarde aan de veiligheid van de ‘Mijn KNSA omgeving’. In geen geval mogen persoonsgegevens, zoals adresgegevens, van aangesloten sportschutters inzichtelijk zijn voor diegenen waarvoor dat niet bestemd is. Om die reden zijn er attack & penetration tests uitgevoerd, en zal dat met enige regelmaat herhaald worden. In verband daarmee is ook een zogenaamde ‘2-factor authentificatie’ ingevoerd. Dat houdt in dat, behoudens de inloggegevens tevens een App op een smartphone of tablet moet worden geïnstalleerd, als extra veiligheidshandeling met een code. Dat betekent dat het gebruik van “Mijn KNSA” alleen mogelijk is voor diegenen die beschikken over een smartphone of tablet; de daadwerkelijke administratie wordt gewoon gevoerd op een laptop of desktop computer.
Voorts is in verband met de veiligheid, het gebruik van het systeem begrensd door uitsluitend de voorzitter, de secretaris en de penningmeester van een vereniging. Alleen de secretaris van de vereniging kan wijzigingen aanbrengen in het ledenbestand van de eigen vereniging. De voorzitter en penningmeester kunnen het systeem alleen inzien. Hoe minder gebruikers, hoe minder inloggegevens en hoe veiliger het systeem is.
Voordelen ‘Mijn KNSA’
Het systeem ‘Mijn KNSA’ kan verenigingen grote voordelen bieden. Verenigingen hoeven immers geen mutatieformulieren meer in te vullen en in een enveloppe (met postzegel) of per e-mail te verzenden. Verenigingen die dit systeem gebruiken ontvangen sneller een terugkoppeling van de KNSA wanneer bepaalde mutaties niet uitgevoerd kunnen worden, bijvoorbeeld omdat de betrokken sportschutter al lid is van een andere bij de KNSA aangesloten schietvereniging. Verenigingen kunnen bovendien binnen ‘Mijn KNSA’ overzichten produceren in Excel-bestanden, zoals een ledenlijst. Met dat Excel-bestand `kunnen verenigingen dan zelfstandig bijvoorbeeld etiketten produceren. Kortom: voor alle partijen, de verenigingen maar ook voor de KNSA-ledenadministratie biedt de ‘Mijn KNSA-omgeving’ voordelen.
‘Mijn KNSA’ (kosteloos) voor alle KNSA-verenigingen beschikbaar
Het systeem ‘Mijn KNSA’ is een optionele (kosteloze) dienst voor alle KNSA-verenigingen en dus niet verplicht; verenigingen die hiervan gebruik willen maken dienen zich hiervoor wel eerst aan te melden. Via het online aanvraagformulier kunt u het systeem aanvragen. Nadat uw aanvraag is ontvangen en verwerkt en op juistheid is gecontroleerd, ontvangt de secretaris van uw vereniging de inloggegevens. Let op: het is van belang dat de secretaris beschikt over een eigen smartphone of tablet omdat iedere keer dat door hem of haar wordt ingelogd, een extra veiligheidscode naar de App die is gedownload op deze smartphone of tablet wordt toegezonden. Deze zogenaamde ‘2-factor authentificatie’ is nodig om het vereiste veiligheidsniveau van het systeem te waarborgen. Vanaf dat moment kan de vereniging in het systeem inloggen en de vereiste werkzaamheden verrichten.
Let wel: de inloggegevens worden persoonlijk per post verstrekt aan de secretaris en mogen niet aan anderen worden doorgegeven. Het is ook mogelijk dat de voorzitter en de penningmeester inloggegevens verkrijgen; zij kunnen dan geen mutaties aanbrengen maar wel in het systeem gegevens inkijken c.q. controleren. Ook deze inloggegevens zijn gekoppeld aan hun persoonlijke e-mailadres en worden persoonlijk per post aan hen verzonden. Belangrijk aandachtspunt daarbij is natuurlijk ervoor te zorgen dat de correcte bestuurssamenstelling bij de KNSA bekend is.
Voortgang en begeleiding ‘Mijn KNSA’
Zoals eerder gemeld, kunnen verenigingen zich via het online aanvraagformulier aanmelden voor deelname aan ‘Mijn KNSA’. De KNSA gaat ervan uit dat niet honderden verenigingen tegelijkertijd een aanvraag hiervoor zullen indienen, zodat in beginsel alle aanvragen direct in behandeling genomen worden. Mocht het toch zo zijn, dat het aantal aanvragen groter is dan de KNSA kan begeleiden, dan zullen de inloggegevens gedoseerd worden verstrekt. Uiteraard zullen de verenigingen daarover dan worden geïnformeerd.
Het systeem is eenvoudig toegankelijk; voor de meesten zal het gebruik ervan geen problemen opleveren en zal de weg zich vanzelf wijzen. Gelijktijdig met het verzenden van de inloggegevens ontvangen verenigingsbestuurders een handleiding c.q. gebruiksinstructie. Bij vragen en/of onduidelijkheden biedt de KNSA verenigingen uiteraard support. In dat geval ontvangen wij die vragen bij voorkeur per e-mail.