Secretaris District
ALGEMEEN
De KNSA is geografisch verdeeld in vier (4) districten. Ieder district wordt bestuurd door een Districtsbestuur bestaande uit een voorzitter, secretaris en een vertegenwoordiger van een wapengroep. Deze vertegenwoordiger is de Voorzitter van de Districts Technische Commissie (DTC). Alle leden van het Districtsbestuur, met uitzondering van de voorzitter, worden gekozen door de Districtsledenvergadering.
De dagelijkse leiding van het District berust bij het dagelijks Districtsbestuur, te weten de voorzitter en de secretaris.
De secretaris van het District is verantwoordelijk voor alle gevoerde correspondentie, het voorbereiden van vergaderingen en het coördineren van publicaties.
TAAKOMSCHRIJVING
a. Verzorgen van correspondentie, vergaderingen en publicaties
- Voeren van correspondentie zoals de behandeling van inkomende brieven, beantwoorden van brieven en zo nodig doorzenden van inkomende correspondentie.
- Voorbereiden van de Districts-bestuursvergaderingen en de Districtsledenvergaderingen en in overleg met de Voorzitter van het District, opstellen van de agenda voor deze vergaderingen en verzenden van de uitnodigingen daarvoor.
- Notuleren en daarna uitwerken van het verslag van vergaderingen zoals Districts-bestuursvergaderingen en Districtsledenvergaderingen.
- Coördineren van de opstelling van publicaties zoals nieuwsbrieven en andere informatie, ten behoeve van bestuurders, commissieleden en/of verenigingen.
- Zorgen voor een juiste archivering en beheren van het archief.
b. Opstellen Activiteitenplan en begroting
- In samenwerking met de voorzitter van het District, verzamelen van de afzonderlijke plannen van de DTC’s en jaarlijks opstellen van het Activiteitenplan met de daarbij behorende begrotingen voor het komende kalenderjaar; die begrotingen doorrekenen aan de hand van het Uitvoeringsvoorschrift, en vervolgens het opstellen van een totaal-begroting.
- Indienen van het Activiteitenplan en de daarbij behorende begroting bij het Districtsbestuur. Het Districtsbestuur dient dit vervolgens in bij het Dagelijks Bestuur van de KNSA.
- Van toepassing op deze taak is artikel 36 van de Statuten en artikel 34 van het Huishoudelijk Reglement van de KNSA.
c. Opstellen eindafrekening
- De secretaris stelt aan de hand van zijn eigen administratie en de door het Bondsbureau aangeleverde bescheiden, een eindafrekening op en doet daarvan verslag in het Districtsbestuur.
d. Overig
- Gezamenlijk met de overige leden van het Districtsbestuur, een bijdrage leveren aan het algemeen beleid op districtsniveau.
- Indien nodig, bezoeken van verenigingen en nieuwe verenigingen en het bijwonen van recepties en prijsuitreikingen.