‘Mijn KNSA’ nu beschikbaar

dinsdag 6 december 2016

Het nieuwe relatie management systeem van de KNSA, ook wel ‘CRM’ genoemd, kent een zogenaamde ‘Mijn KNSA-omgeving’. Deze omgeving is specifiek bestemd voor bij de KNSA aangesloten schietsportverenigingen, zijnde een volledig geautomatiseerde en interactieve ledenadministratie. De afgelopen weken is deze ‘Mijn KNSA-omgeving’ door 12 KNSA-verenigingen uitgebreid getest. Tijdens die testfase hebben deze 12 verenigingen allerlei mutaties uitgevoerd zoals het aanmelden van nieuwe leden met de daarbij behorende upload van een VOG, het afmelden van leden, het verwerken van adreswijzigingen, enzovoorts.

Pilot afgerond
Inmiddels heeft ook een terugkoppeling met deze verenigingen plaatsgevonden en zijn nog laatste systeemfouten verholpen. In zijn algemeenheid hebben alle verenigingen die deelgenomen hebben aan de test daarop enthousiast gereageerd en beschouwen zij deze ‘Mijn KNSA’ als een toegevoegde waarde voor het KNSA-lidmaatschap.

Beveiliging
Gelijk met de testfase door verenigingen zijn ook zogenaamde attack & penetration tests uitgevoerd door een daarin gespecialiseerd bedrijf, in verband met de veiligheid van het systeem. In zijn algemeen was het oordeel dat het systeem veilig genoeg is, maar wel een aantal verbeteringen zouden moeten worden toegepast. Die verbeteringen zijn inmiddels aangebracht en ook de veiligheid van het systeem is nu voldoende. Dat is belangrijk omdat in het systeem, zoals u bekend, persoonsgegevens worden bewaard van leden van bij de KNSA aangesloten schietsportverenigingen. De KNSA hecht eraan dat de privacy van die personen is gewaarborgd.

Voordelen ‘Mijn KNSA’
Het systeem ‘Mijn KNSA’ kan verenigingen grote voordelen bieden. Zij hoeven immers geen mutatieformulieren meer in te vullen en in een enveloppe (met postzegel) of per e-mail te verzenden. Verenigingen die dit systeem gebruiken ontvangen sneller een terugkoppeling van de KNSA wanneer bepaalde mutaties niet uitgevoerd kunnen worden, bijvoorbeeld omdat de betrokken sportschutter al lid is van een andere bij de KNSA aangesloten schietvereniging. Verenigingen kunnen bovendien binnen ‘Mijn KNSA’ overzichten produceren in Excel-bestanden, zoals een ledenlijst. Met dat Excel-bestand `kunnen verenigingen dan zelfstandig bijvoorbeeld etiketten produceren. Kortom: voor alle partijen, de verenigingen maar ook voor de KNSA-ledenadministratie biedt de ‘Mijn KNSA-omgeving’ voordelen.

‘Mijn KNSA’ nu (kosteloos) voor alle KNSA-verenigingen beschikbaar
Het systeem ‘Mijn KNSA’ is inmiddels gereed voor gebruik door alle KNSA-verenigingen. Het is een optionele (kosteloze) dienst voor verenigingen en dus niet verplicht; verenigingen die hiervan gebruik willen maken dienen zich hiervoor aan te melden. Via het online aanvraagformulier kunt u het systeem aanvragen. Nadat uw aanvraag is ontvangen en verwerkt en op juistheid is gecontroleerd, ontvangt de secretaris van uw vereniging de inloggegevens. Let op: het is van belang dat de secretaris beschikt over een eigen smartphone of tablet omdat iedere keer dat door hem of haar wordt ingelogd, een extra veiligheidscode naar de App die is gedownload op deze smartphone of tablet wordt toegezonden. Deze zogenaamde ‘2-factor authentificatie’ is nodig om het vereiste veiligheidsniveau van het systeem te waarborgen. Vanaf dat moment kan uw vereniging in het systeem inloggen en de vereiste werkzaamheden verrichten.

Let wel: de inloggegevens worden persoonlijk per post verstrekt aan de secretaris en mogen niet aan anderen worden doorgegeven. Het is ook mogelijk dat de voorzitter en de penningmeester inloggegevens verkrijgen; zij kunnen dan geen mutaties aanbrengen maar wel in het systeem gegevens inkijken c.q. controleren. Ook deze inloggegevens zijn gekoppeld aan hun persoonlijke e-mailadres en worden persoonlijk per post aan hen verzonden. Belangrijk aandachtspunt daarbij is natuurlijk ervoor te zorgen dat de correcte bestuurssamenstelling bij de KNSA bekend is.

Voortgang en begeleiding ‘Mijn KNSA’
Zoals eerder gemeld, kunnen verenigingen zich via het online aanvraagformulier aanmelden voor deelname aan ‘Mijn KNSA’. De KNSA gaat ervan uit dat niet honderden verenigingen tegelijkertijd een aanvraag hiervoor zullen indienen, zodat in beginsel alle aanvragen direct in behandeling genomen worden. Mocht het toch zo zijn, dat het aantal aanvragen groter is dan de KNSA kan begeleiden, dan zullen de inloggegevens gedoseerd worden verstrekt. Uiteraard zullen de verenigingen daarover worden geïnformeerd.

Tijdens de ingebruikname van het systeem kunnen verenigingen op support van de KNSA rekenen, bij voorkeur per e-mail en zo nodig ook telefonisch. De KNSA biedt voorts de gelegenheid om commentaar, dan wel wensen ter verbetering of uitbreiding van het systeem, ook te deponeren. Dat commentaar en die wensen ontvangt de KNSA wel graag uitsluitend schriftelijk per e-mail.

Het systeem is eenvoudig toegankelijk; voor de meesten zal het gebruik ervan geen problemen opleveren en zal de weg zich vanzelf wijzen. Gelijktijdig met het verzenden van de inloggegevens ontvangen verenigingsbestuurders een handleiding c.q. gebruiksinstructie.